Cómo escribir un email en inglés: Ejemplos prácticos; Henry Watson Fowler estableció, en 1928, las normas de escritura para cartas en inglés que hemos visto en este post. Pero un email en inglés, a pesar de que siga una estructura parecida, digamos que tiene unas normas algo peculiares. Sobre todo porque, la mayoría de las veces, el contenido es más reducido.

En este artículo vamos a ver diferentes maneras de escribir un email en inglés. Todas ellas son correctas y se emplean constantemente. Sin embargo, debéis prestar atención al tono que queráis transmitir, ya que no es lo mismo comunicarse con un amigo o compañero de trabajo que con una empresa. Por tanto, comenzaremos con una breve descripción de cada tono con el fin de tener claro cuál es el adecuado para nuestros propósitos.

El tono

A la hora de escribir un email en inglés, podemos optar por los siguientes tonos:

Profesional: si queremos hablar con una empresa, con alguien que no conozcamos, con un cliente, con nuestro jefe y similares sobre temas relacionados con el trabajo, éste es el tono que necesitamos emplear. Es muy educado, formal e informativo. Y, lo más importante, muy útil a nivel legal.

-Formal: igual que el profesional, pero para cualquier tema.

-Neutro: nos sirve tanto para temas profesionales como formales, pero menos distante que los anteriores. Dentro de las empresas, se emplea para comunicarse con compañeros sin parecer máquinas. De cara al exterior, da un toque humano a su contenido, sin entrar en la informalidad.

-Informal: muy adecuado para comunicaciones rápidas entre gente que ya se conoce de antemano y hay confianza. También es válido para el trabajo. El tono que ofrece es amistoso, coloquial y más cercano a nuestra forma de hablar.

-Muy Informal: directamente para amistades consolidadas. Aquí las reglas son absolutamente libres. Podéis jugar con todo tipo de tonos, pasar del saludo o despedida, escribir mal…

Para no liaros demasiado con lo qué es profesional, vamos a simplificar los tonos entre formal, neutro e informal, puesto que serán los que más veces empleéis. De esta manera, todo lo formal sirve para profesional y todo lo informal nos vale para muy informal. Los casos específicos para profesional y muy informal los marcaremos aparte cuando aparezcan.

Cómo empezar un email en inglés

Siempre, siempre, siempre, saludando. La fórmula es la siguiente:

Palabra de saludo         Nombre de la persona          , (coma)

Para que quede claro, la coma va después del nombre. En cuanto escribáis la coma, le dais al Enter, porque el saludo sólo puede ocupar una línea.

Palabras de saludo

-Dear: para formales.
-Hello: para formales y neutros.
-Hi: para informales.

Ya está; no hay más. Nada de good morning y derivados. Puede parecer formal, pero no se emplea más que nada porque no sabemos cuándo lo va a leer la otra persona o si está en el mismo huso horario que el nuestro. Así que utilizad las tres formas que os hemos indicado, nada más.

Otras formas de saludar

Supongamos que queremos comunicarnos de manera formal con alguien cuyo nombre desconocemos. En este caso, emplearemos la siguiente construcción:

To whom it may concern, (coma, no os olvidéis nunca de ponerla)

Pero, en el caso de que se trate de lo que popularmente se conoce como “colega”, podemos optar por un saludo mucho más informal:

Hey (nombre o no), (la coma, la coma, la coma)

Nombre de la persona

-Mr. Wise: para formales y receptor masculino.
-Mrs. Fernster: para formales y receptora femenina.
-Sir/Madam: para formales cuando no conocemos el nombre de la otra persona.
-Jim/Theresa: para neutros e informales.

Ejemplos de saludo

Formales
-Dear Sir/Madam,
-Dear Mr. Wise,
-Dear Mrs. Fernster,

Formales
-Hello Mr. Wise,
-Hello Mrs. Fernster,

Neutros
-Hello Jim,
-Hello Theresa,

Informales
-Hi Jim,
-Hi Theresa,

Cómo continuar un email en inglés

Una vez realizado el saludo, lo siguiente que se escribe en un email en inglés es una breve frase que significa, más o menos, ¿qué tal estás?

Es importante recordar que, si vamos a intercambiar varios mensajes, no hace falta repetirla en cada uno de ellos.

Frase de cortesía

La frase más habitual que emplearemos, según el tono del email, es la siguiente:

-I hope this email finds you well: para formales.
-I hope things are going well with you: para formales.
-I hope you’re doing well: para neutros.
-How’s it going?: para informales
-Long time no see you!: para informales, cuando hace tiempo que no vemos a la otra persona.

 Frase de cortesía profesional de respuesta

Estas frases se emplean en los emails en inglés de trabajo cuando respondemos al correo de un cliente:

-Thank you for contacting RingTeacher: para formales.
-Thank you for your prompt reply: para formales.

Frase de cortesía de respuesta

Pero, si queremos darle un toque neutro o informal, usaremos:

-Thanks for getting back to me.
-Thank you for your email.

Cómo entrar en materia en un email en inglés

Ya hemos saludado y roto el hielo. Ahora toca entrar en materia. Como las respuestas a otros correos dependerán del correo enviado, las siguientes construcciones se emplean cuando establecemos un primer contacto:

-I am writing to enquire about…: para formales.
-I am writing in reference to…: para formales.
-I just wanted to update you on…: para neutros.
-I just wanted to let you know…: para neutros.
-I’m emailing you to see…: para neutros e informales.
– Just checking in about…: para informales.

Otra forma de entrar en materia

A nivel informativo, podemos arrancar con un:

-Just wanted to tell you

Esta fórmula se emplea en emails en inglés con tono muy informal.

Ejemplos de uso

Formales
-Dear Sir/Madam,
I hope this email finds you well. I am writing in reference to…(primer contacto)

-Dear Mr. Wise,
Thank you for contacting RingTeacher. (respuesta)

Neutros
-Hello Jim,
I hope you’re doing well. I just wanted to let you know… (primer contacto)

-Hello Theresa,
Thank you for your email. (respuesta)

Informales
-Hi Jim,
How’s it going? Just checking in about… (primer contacto)

-Hi Theresa,
Thanks for getting back to me. (respuesta)

Cómo redactar un email en inglés

Esto depende de lo que vayáis a escribir. Lo importante es recordar que, si hemos empleado un tono formal al principio, debemos mantenerlo en el resto de la redacción. Esto quiere decir que nada de contracciones, nada de palabras coloquiales, nada de preguntas directas y, por supuesto, nada de pedir las cosas con want sino con I would like.

Cómo redactar un email en inglés para casos concretos

Dada la variedad de temas que se pueden tratar en un email, hemos seleccionado una serie de casos concretos para enseñaros más construcciones específicas en inglés.

Conformidad

-I completely agree with…: para formales.
-…(to make sure) we’re on the same page…: para neutros.
-I think the same about…: para neutros.
-That works for me: para informales.
-That sounds good: para informales.

Ejemplos

Formal
-Dear Mrs. Fenster,
I hope this email finds you well. I completely agree with…

Neutro
-Hello Theresa,
Thank you for your email. I just wanted to let you know that we are on the same page here.

Informal
-Hi Jim,
That sounds good.

Disconformidad

-I’m afraid that…: para formales.
-At the moment, I doubt that…: para formales.
-It’s out of the question…: para formales y muy autoritativa.
-I understand your situation but at the moment,…: para neutros.
-To be honest, I believe…: para informales.

Ejemplos

Formal
-Dear Mrs. Fenster,
I hope this email finds you well. I’m afraid that…

Neutro
-Hello Theresa,
Thank you for your email. I understand your situation but at the moment…

Informal
-Hi Jim,
To be honest, I believe…

Sugerencias

-My suggestion would be to…: para formales.
-An alternative solution might be…: para formales.
-Instead, I think we should/could… : para neutros.
-How about we…? : para informales.
-What do you think about… instead? : para informales.

Ejemplos

Formal
-Dear Mrs. Fenster,
I hope this email finds you well. I’m afraid that… My suggestion would be to…

Neutro
-Hello Theresa,
Thank you for your email. I understand your situation but at the moment…Instead, I think we could…

Informal
-Hi Jim,
To be honest, I believe… How about we…?

Confirmar citas

Si tenemos que confirmar nuestra asistencia vía email, no es necesario incluir el resto de formulismos previos e ir directamente al grano.

-This is a special reminder to confirm…: para formales.
-I am writing to confirm an appointment with you on…: para formales.
-I am glad to inform you that I will be available for…: para formales.
-I am writing to confirm…: para neutros.
-I would like to confirm…: para neutros.
-This letter is to confirm: para neutros.
-I am happy to confirm: para neutros.
-Yes, I’ll be…: para informales.
-Ok, count me in: para informales.

 Ejemplos

Formal
-Dear Mrs. Fenster,
I am writing to confirm an appointment with you on…

Neutro
-Hello Theresa,
-I am writing to confirm…

Informal
-Hi Jim,
-Yes, I’ll be…

Cómo finalizar un email en inglés

Por último, vamos a ver la forma correcta de despedirse en un email en inglés. El final de cualquier correo debe incluir dos partes (a menos que se trate de uno informal o muy informal): una frase de cierre y la despedida.

¿Os acordáis de la coma que poníamos al principio y que tanto os hemos dado la tabarra con ella? Pues, al final, hacemos exactamente lo mismo. Y, a continuación, pondremos nuestro nombre

La frase de cierre

-Thank you very much for your time: para formales.
-Thank you in advance for your time: para formales.
-Looking forward to your reply: para neutros.
-Let me know if…: para neutros e informales.
-Call me to… or if you have any questions: para informales.

La despedida

-Sincerely,: para formales. (la coma, la coma, la coma)
-Best wishes,: para neutros. (la coma, la coma, la coma)
-Kind regards / best regards / kindest regards / regards,: para neutros. (la coma, la coma, la coma)
-Thanks,: para informales. (la coma, la coma, la coma)
-Bye,: para informales. (la coma, la coma, la coma)

Ejemplos

Formal
-Dear Mrs. Fenster,
I am writing to confirm an appointment with you on…
Thank you very much for your time.
Sincerely,
Jim Wise

Neutro
-Hello Jim,
Thank you for your email. I understand your situation but at the moment…Instead, I think we could…
Looking forward to your reply.
Regards,
Theresa

Informales
-Hi Jim,
How’s it going? Just checking in about…
Call me if you have any questions.
Bye,
Theresa